AUDITORIA OPERACIONAL COMO FATOR DE EXCELÊNCIA DOS PROCESSO
Está mais do que claro que o intuito da prevenção de perdas, além de reduzir os índices de desperdícios e perdas operacionais no ambiente das empresas, busca otimizar cada vez mais a eficiência dos seus processos.
Eficiência de processos está intimamente relacionada à busca da excelência na operação.
Uma das ferramentas amplamente utilizada nos projetos de prevenção de perdas, tem sido a aplicação das “famosas” Auditorias Operacionais de Processos.
Como consultoria, já fizemos inúmeras implantações em empresas de diversos segmentos do varejo, com resultados surpreendentes. A mudança, além de ser muito rápida, é também radical e promove o envolvimento maciço dos colaboradores, movimentando a cultura de prevenção de perdas, que é um dos maiores objetivos de um Programa de prevenção de perdas.
Mas para que a ferramenta atinja seus índices de sucesso é importante observar alguns pontos que são fundamentais. Do contrário, a empresa ao invés de registrar ganhos, terá uma equipe desacreditada nos processos internos e um ambiente que vai contra o desenvolvimento da melhoria contínua.
1 Definir quais áreas ou processos, a empresa deseja avaliar – Sempre é importante a segmentação desmembrada, melhor será o nível de apuração e exigência dessa auditoria. No campo dos supermercados e afins temos vários setores que podem ser avaliados como, recebimento de mercadorias, armazenagem e depósitos, área de trocas, operação de contagem dos estoques (inventários), seções como açougue, padaria, frios, flv, área das câmaras frias, confinamento de PAR, área de vendas, auditoria do processo de varredura de validade, frente de loja, etc. Vejam que o ambiente da loja foi total mente “fatiado” para permitir o detalhamento de cada fase da operação. Esse é o grande segredo para obter sucesso.
2 Desenho dos check-lists de cada área a ser avaliada – Após a escolha das áreas, o passo seguinte é escrever a lista de pontos que serão checados. Nesse quesito, quanto maior e mais detalhado for o conteúdo do check-list, maior será a chance de atingir a excelência de cada área avaliada.
3 Escolha do profissional adequado para aplicar as avaliações – São várias as características que o avaliador deve possuir. Além de ser um profundo conhecedor da operação, deve possuir elevado senso analítico para enxergar as não conformidades. Detalhista, observador, discreto, conhecedor das normas e regulamentos, atento a essas habilidades.
4 Defi nição de cronograma das avaliações – Como toda atividade de auditoria, o cronograma valida as datas de checagem. Atentar para não fazer programações que possam atropelar a consolidação dos resultados das auditorias já realizadas. Uma vez criada, essa agenda passa a ser sigilosa e só é divulgada minutos antes do início da auditoria, e somente ao gerente da loja. Lembrar que uma auditoria piloto, é sempre importante para identificar as dificuldades, e as melhorias e ajustes que podem ser implementados no processo.
5 Apresentação dos resultados aos encarregados dos setores – É comum ver processos de auditorias aplicados e que sequer os chefes de setores tomam conhecimento dos seus resultados. Portanto, essa fase é crucial para colocar os números à mostra e gerar planos de ação para correção das não conformidades.
Haroldo Ribeiro é consultor e palestrante, especialista em prevenção de perdas e gestão de estoques para o Varejo Brasileiro e sócio na Max Result Consultoria.
