IMPORTÂNCIA DAS FASES DE UM INVENTÁRIO DE ESTOQUE PARA OBTENÇÃO DOS RESULTADO
É impressionante, como volta e meia, o assunto inventários ou contagens de estoque vem à tona, quando falamos de prevenção de perdas. Mas lógico que não poderia ser de outra forma. Afinal de contas, nós estamos falando de uma ferramenta que mede um dos componentes das perdas mais nocivas ao varejo. A diferença dos estoques.
Mesmo ainda tendo um longo caminho a percorrer na escalada do processo de conscientização das empresas e dos empresários, no sentido de realizar inventários regularmente e entender a importância para essa medição, preferimos nesse artigo tratar de uma fase ainda mais adiantada deste processo, que é a apuração e crítica das contagens físicas dos estoques. Estamos falando claramente da apuração do resultado.
É natural ver, de boa parte das empresas que realizam inventários dos seus estoques, uma mínima preocupação com a análise mais profunda do resultado.
De nada adianta você fazer um investimento para contar seus estoques, quer com equipe própria ou mesmo terceirizada, envolvendo até outras áreas da empresa nessa empreitada, que sabemos que não é um trabalho fácil, se você ao final de tudo, sequer sabe quais as métricas mais significativas para uma tomada de decisões.
Hoje já não me espanto tanto quando vejo gerentes e subgerentes de loja, encarregados, área comercial, até mesmo em casos mais raros, a própria diretoria, não se interessar pelo número final que retrata diretamente o sumiço de produtos, ou seja, o capital perdido pela empresa. Capital esse que deveria estar presente e remunerar o investimento dos sócios, e não evaporar-se.
Digo que não me espanto, porque hoje tenho a plena convicção da importância e dimensão do nosso trabalho, de cada vez mais mostrar esse lado da moeda às empresas. De fazê-las enxergar a importância da análise e apuração final.
Um ponto que acho importante e extremamente didático, é sempre considerar em um inventário, 3 fases bem distintas.
A primeira, que é a preparação, deve envolver todas as medidas administrativas necessárias para que o inventário ocorra normalmente e seja coroado de sucesso. É tão importante quanto as outras duas. Contempla desde arrumação e organização dos estoques, escalação das equipes, reunião com a empresa terceirizada (quando for o caso), equipamentos de contagem, programação de pausas para refeições, entrada de notas fiscais pendentes. Nada deve ser deixado de fora desse planejamento.
Uma boa preparação, garante uma boa operação de contagem.
A segunda fase é a execução propriamente dita. A expertise de quem conduz a operação é imprescindível. Podemos dizer que ela começa com o mapeamento das áreas de contagens, passando pelos métodos utilizados, regras de percentuais de auditoria para as áreas contadas, controle de produtividade da equipe, varredura de encerramento da contagem, entre outros.
Tudo até aqui sendo feito corretamente, passamos a fase final do inventário que é a análise dos resultados.
É a fase que faz brilhar os olhos da área da prevenção de perdas. É o momento de transformar o esforço físico e o sono comprometido, em RESULTADO!
A intimidade com os números e a capacidade de transformar dados em informações privilegiadas, é a tônica dessa fase. Um analista de inventários bem preparado tem muito a oferecer à empresa e à área de prevenção. Daqui devem partir de forma mais certeira as estratégias de combate às perdas não identificadas apuradas no inventário. Gráficos, relatórios BI, dashboards, lista de alto risco…Tudo que puder ser extraído dessa análise profunda, com certeza se transformará em atalho para o trabalho da prevenção de perdas.
Haroldo Ribeiro é consultor e palestrante, especialista em prevenção de perdas e gestão de estoques para o Varejo Brasileiro e sócio na Max Result Consultoria.
